Trabajador de baja larga: qué puede (y qué no puede) hacer el empleador
Un trabajador lleva meses de baja y tú, como empleador, no sabes bien qué puedes hacer ni hasta dónde llegan tus derechos. ¿Puedes vigilarle? ¿Puedes despedirle? ¿Tienes que seguir pagando? Esta guía responde a esas preguntas con claridad.
Sí tienes opciones legales, pero también tienes límites muy concretos. Desde la Ley 15/2022, el despido motivado por la enfermedad está expresamente prohibido y puede ser declarado nulo —no solo improcedente—. Saber qué está permitido y qué no es, literalmente, cuestión de dinero.
En esta guía encontrarás: lo que SÍ puedes hacer, lo que NO puedes hacer, quién paga en cada tramo de la baja, cómo gestionar los hitos de los 365 y los 545 días, y cómo manejar la vuelta al trabajo.
Qué es una baja de larga duración y cuándo empieza el problema real
La ley no define con precisión qué es una «baja larga». En la práctica, a partir de los 30 días la gestión cambia, y hay dos hitos que cualquier empleador debe tener grabados a fuego:
- A los 365 días (12 meses): el INSS asume la gestión de la baja, incluso en accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. A partir de este momento, solo el INSS puede dar el alta médica.
- A los 545 días (18 meses): se agota el período máximo de incapacidad temporal. El INSS tiene que resolver: dar el alta, declarar la incapacidad permanente, o en casos excepcionales prorrogar 180 días más.
Gestión durante la baja: mutua colaboradora para bajas por accidente de trabajo (AT) o enfermedad profesional (EP); INSS para bajas por enfermedad común o accidente no laboral. A partir del mes 12, el INSS siempre.
Fuente: arts. 169 y 170 del Real Decreto Legislativo 8/2015 (LGSS).
⏱ Hito 365 días: el INSS asume la gestión completa de la baja
⏱ Hito 545 días: se agota la IT — el INSS debe resolver
📋 Gestión: mutua = AT y EP; INSS = enfermedad común
Lo que sí puede hacer el empleador: acciones legales
Estos son los movimientos que la ley permite. Ninguno requiere justificación médica especial, siempre que se hagan correctamente:
- Contratar un sustituto o trabajador interino: desde el primer día de baja, sin esperar nada (art. 15.1.c ET).
- Pedir el alta médica a la mutua (solo AT/EP): con informe médico, el empleador puede solicitar que la mutua revise la situación (art. 170.1 LGSS). Para enfermedad común, esa potestad es del INSS.
- Contratar un detective privado para verificar la baja: legal si el detective está habilitado por el Ministerio del Interior y actúa en espacios públicos (Ley 5/2014 de Seguridad Privada). El informe tiene valor probatorio ante los TSJ.
- Solicitar al INSS que evalúe la IP a partir de los 365 días: si la situación no tiene visos de mejorar, el empleador puede instar al INSS para que valore la incapacidad permanente (art. 170.2 LGSS).
- Extinguir el contrato si el INSS declara IP total o absoluta: la resolución de IP es causa legal de extinción (art. 49.1.e ET). Indemnización: 20 días de salario por año trabajado, máximo 12 mensualidades.
- Despedir por causas objetivas o disciplinarias ajenas a la baja: causas ETOP (art. 52.c ET) o disciplinarias (art. 54 ET), siempre que la causa sea real y ajena a la baja médica.
⚠️ El art. 52.d ET está derogado desde julio de 2022
Antes de la Ley 15/2022, el empresario podía extinguir el contrato por acumulación de ausencias justificadas (absentismo). Ese artículo quedó derogado. Desde entonces, ya no existe esa causa de despido. Muchas empresas aún lo desconocen y cometen un error muy caro.
Lo que NO puede hacer: prohibiciones con consecuencias graves
Estos errores son los más frecuentes y los más caros. La ley no perdona la ignorancia:
- Despedir alegando —directa o indirectamente— que el trabajador está de baja: desde la Ley 15/2022 (art. 2), la enfermedad es causa de discriminación. El despido motivado por la baja tiene riesgo alto de ser declarado nulo, con readmisión y pago de todos los salarios de tramitación.
- Presionar al trabajador para que pida el alta antes de estar recuperado: llamadas repetidas, mensajes diarios, comentarios sobre su ausencia… Todo eso puede calificarse de acoso laboral (art. 4.2.e ET).
- Rebajar el salario o modificar funciones durante la baja: puede ser «despido constructivo», con resultado similar al despido improcedente más posibles daños y perjuicios.
- Dar de baja en la Seguridad Social sin causa legal: solo es posible si hay extinción legal del contrato, baja voluntaria o fin del temporal. Sin base legal, hay consecuencias administrativas y puede perseguirse como fraude.
- Suprimir el puesto expresamente para no readmitirle: si la amortización no obedece a causas reales, los juzgados la ven como elusión de la reincorporación.
- Contactar repetidamente por temas laborales: el trabajador tiene derecho a la desconexión digital (LO 3/2018). El contacto reiterado puede calificarse de acoso.
En resumen: todo lo que debilite la posición del trabajador durante la baja, lo presione para marcharse antes o trate de evitar su reincorporación tiene consecuencias legales serias. El equilibrio está en gestionar la situación con documentación, plazos y criterio.
Quién paga la baja: los costes reales para el empleador
Uno de los puntos que más confunde: «A partir del día 16, ya no pago… pero sigo cotizando, ¿no?» Sí. Esto es exactamente lo que pasa:
| Tramo | Quién paga la prestación | % Base Reguladora | Nota |
|---|---|---|---|
| Días 1–3 (EC/ANL) | Nadie (período de espera) | 0% | El trabajador no cobra subsidio. |
| Días 4–15 (EC/ANL) | La empresa (pago delegado) | 60% BR | La empresa anticipa y luego lo descuenta de cotizaciones. |
| Días 16–20 (EC/ANL) | Mutua o INSS | 60% BR | La empresa ya no paga la prestación, pero sigue cotizando. |
| Día 21+ (EC/ANL) | Mutua o INSS | 75% BR | Sube al 75% desde el día 21. |
| AT/EP (desde día 1) | Mutua (empresa paga delegado 1-15 días) | 75% BR desde día 1 | Sin período de espera. |
Fuente: art. 172 Real Decreto Legislativo 8/2015 (LGSS). Cuantías vigentes 2026.
Lo que no cambia en ningún tramo: la empresa sigue cotizando a la Seguridad Social durante toda la IT, tanto la cuota patronal como la obrera. El coste real no es solo la prestación; es también el salario del sustituto interino si lo contratas.
Los hitos clave: qué tiene que hacer la empresa a los 365 y 545 días
Estos dos hitos son los que más preguntas generan y los que menos empresas gestionan bien. Aquí va lo que realmente pasa y lo que debes hacer en cada uno:
A los 365 días (12 meses)
- El INSS asume la gestión de la baja, incluso si la llevaba la mutua por AT o EP. La mutua pierde la potestad de dar el alta.
- La empresa puede solicitar formalmente al INSS que evalúe si procede declarar una incapacidad permanente (art. 170.2 LGSS). Útil si la situación se ha prolongado sin perspectiva de mejora.
- El trabajador sigue cobrando la prestación. La empresa sigue cotizando.
A los 545 días (18 meses)
Es el momento de resolución. El INSS tiene que tomar una decisión. Hay tres escenarios:
- Alta médica: el trabajador debe reincorporarse al día siguiente hábil. La empresa debe estar preparada (ver apartado de reincorporación).
- IP total o absoluta: la empresa puede extinguir el contrato (art. 49.1.e ET) con 20 días de indemnización por año trabajado, máx. 12 mensualidades. No es un despido; es una extinción por causa objetiva legal.
- Prórroga excepcional de 180 días: si se prevé recuperación, el INSS puede ampliar la IT hasta 24 meses totales (art. 174.2 LGSS).
✓ A los 365 días: el INSS asume — considera pedir evaluación de IP
✓ A los 545 días: espera resolución INSS (alta, IP o prórroga)
✓ IP total o absoluta: puedes extinguir el contrato con 20 días/año
Cómo gestionar la vuelta al trabajo tras una baja larga
El alta médica no significa que todo vuelva al día anterior. El empleador tiene obligaciones concretas:
- Reconocimiento médico previo (obligatorio): cuando la ausencia ha superado los 30 días por motivos de salud, la empresa debe ofrecer un reconocimiento de vigilancia de la salud antes de la reincorporación (art. 22 LPRL).
- Si el resultado es «no apto para el puesto»: la empresa debe adaptar el puesto o reubicarle en uno compatible (art. 25.1 LPRL). Si no hay puesto compatible, puede ser causa de extinción por ineptitud sobrevenida (art. 52.a ET), con 20 días/año de indemnización.
- Reincorporación progresiva: si médico y empresa lo acuerdan, el trabajador puede volver de forma gradual. No es obligatorio, pero reduce el riesgo de recaída.
- Protocolos de retorno por salud mental (desde 2023): el RDL 2/2023 impulsa protocolos de retorno para bajas largas por salud mental, que serán obligatorios progresivamente.
Nota: si el trabajador no se reincorpora tras el alta sin justificación, la empresa puede iniciar un expediente disciplinario por ausencia injustificada (art. 54.2.a ET).
Preguntas frecuentes sobre baja larga y derechos del empleador
¿Puede una empresa vigilar a un trabajador de baja con un detective privado?
Sí, dentro de límites claros. El detective debe estar habilitado por el Ministerio del Interior y actuar en espacios públicos, sin vulnerar la intimidad del trabajador. El informe tiene plena validez como prueba ante los Tribunales Superiores de Justicia (Ley 5/2014 de Seguridad Privada).
¿Se puede despedir a un trabajador durante una baja de larga duración?
Sí, pero únicamente si la causa del despido es completamente ajena a la baja o la enfermedad. Desde la Ley 15/2022, el despido motivado por la enfermedad tiene riesgo alto de ser declarado nulo, con readmisión obligatoria y pago de todos los salarios de tramitación.
¿Te pueden despedir después de volver de una baja larga?
Sí. La reincorporación tras la baja no blindea al trabajador contra el despido. Si existe una causa real y sólida (objetiva, disciplinaria o de fuerza mayor), el empleador puede extinguir el contrato, siempre que esa causa sea ajena a la baja pasada.
¿Puede la empresa pedir que revisen la baja al INSS o a la mutua?
Para bajas por enfermedad común: la empresa puede pedir al INSS que evalúe si procede declarar IP cuando el trabajador lleva más de 365 días (art. 170.2 LGSS). Para AT/EP: puede solicitar el alta médica a la mutua con informe médico (art. 170.1 LGSS).
¿Cuánto le cuesta a la empresa un trabajador de baja más de 15 días?
A partir del día 16, la empresa no paga la prestación. Pero sigue cotizando a la Seguridad Social (cuota patronal y obrera). Si contrata un interino, suma también su salario y cotizaciones.
¿Qué pasa si el trabajador no se reincorpora tras recibir el alta?
Si no se presenta sin justificación, la empresa puede tratarlo como abandono del puesto o iniciar un expediente disciplinario por ausencia injustificada (art. 54.2.a ET). El despido disciplinario en ese caso sería procedente.
¿Puede la empresa cambiar el puesto de trabajo tras una baja larga?
Sí, si el reconocimiento médico determina que el trabajador no puede volver al puesto original. La empresa debe reubicarle en un puesto compatible con sus limitaciones (art. 25.1 LPRL).
¿Qué debe hacer el empleador cuando el trabajador llega a los 545 días?
Esperar la resolución del INSS: alta médica, IP o prórroga de 180 días. Si el INSS declara IP total o absoluta, puede extinguir el contrato con 20 días de indemnización por año trabajado (máx. 12 mensualidades).
¿Se puede extinguir el contrato si el trabajador tiene incapacidad permanente total?
Sí. La resolución de IP total o absoluta del INSS es causa de extinción del contrato (art. 49.1.e ET). La indemnización es de 20 días por año trabajado, con un máximo de 12 mensualidades.
¿Puede la empresa contactar al trabajador mientras está de baja?
Solo para temas estrictamente necesarios y de forma moderada. El trabajador tiene derecho a la desconexión digital (Ley Orgánica 3/2018). El contacto reiterado por temas laborales puede calificarse de acoso.