Dar de baja a un trabajador en la Seguridad Social: plazos y pasos para no cotizar de más
Cuando un empleado se va —porque acaba su contrato, lo despides o se marcha él— tienes un trámite con reloj: comunicar su baja en la Seguridad Social. La baja se presenta por el Sistema RED dentro de los 3 días naturales siguientes al cese.
Si lo haces en plazo, dejas de cotizar por él el mismo día que se va. Si se te pasa, sigues pagando cotizaciones de alguien que ya no trabaja para ti.
En esta guía tienes el plazo exacto, el paso a paso y dos cosas que casi nadie te explica: qué pasa con tu mutua y qué ocurre si el trabajador estaba de baja médica.
Qué es dar de baja a un trabajador (y qué no es)
Dar de baja a un trabajador es comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) que ese empleado deja de prestar servicios en tu empresa. Con esa comunicación se extingue su afiliación a tu código de cuenta de cotización y termina tu obligación de cotizar por él.
Conviene aclarar tres confusiones habituales:
- No es la baja médica. La baja por incapacidad temporal (IT) es que el trabajador está enfermo y no puede trabajar. La baja de la que hablamos aquí es administrativa: el fin de su relación contigo.
- No es «darlo de baja en la mutua» como trámite aparte. Lo que comunicas es la baja en la Seguridad Social. La cobertura que te da la mutua de la empresa sobre ese trabajador depende de esa afiliación: al cesar, deja de estar cubierto a través de tu empresa.
- No es el finiquito. El finiquito es la liquidación de lo que le debes (salario, vacaciones no disfrutadas). La baja en la Seguridad Social es otro trámite distinto y obligatorio.
La obligación de tramitar el alta y la baja de tus trabajadores recae en ti como empresario y está recogida en el Reglamento General sobre inscripción de empresas y afiliación (Real Decreto 84/1996). Es el reverso de inscribir la empresa en la mutua.
Plazo para dar de baja a un trabajador: 3 días naturales
El plazo es de 3 días naturales contados desde el día en que el trabajador cesa en su actividad (art. 32 del RD 84/1996). «Naturales» significa que cuentan los fines de semana y festivos, no solo los días laborables.
Y aquí está lo que de verdad importa para tu bolsillo:
- Si presentas la baja en plazo, tu obligación de cotizar por ese trabajador termina el día del cese.
- Si la presentas fuera de plazo, sigues obligado a cotizar por él hasta el día en que comuniques la baja. Es decir, pagas cotizaciones de más por alguien que ya no está.
⚠️ El plazo de 3 días naturales es lo crítico
Pasarlo no anula la baja, pero te obliga a cotizar de más y te expone a sanciones. Apunta la fecha de cese y, si puedes, tramita la baja ese mismo día.
Plazo: 3 días naturales desde el cese
En plazo: dejas de cotizar el día del cese
Fuera de plazo: cotizas hasta el día que lo comuniques
Pequeño truco para no liarte: el alta funciona al revés que la baja. El alta es previa al inicio del trabajo (puedes presentarla hasta 60 días naturales antes de que empiece). La baja, en cambio, es posterior al cese, con esos 3 días de margen.
Cómo dar de baja a un trabajador paso a paso (Sistema RED)
La baja solo se tramita de forma electrónica a través del Sistema RED de la Seguridad Social. No se puede hacer en papel ni presencialmente. Estos son los pasos:
El recorrido completo, de un vistazo: del acceso al Sistema RED hasta guardar el justificante, sin saltarte el plazo de 3 días.
- Ten acceso al Sistema RED. Necesitas certificado digital y estar dado de alta como usuario de RED (RED Directo, para empresas pequeñas, o RED a través de un autorizado, normalmente tu gestoría).
- Reúne los datos. Tu Código de Cuenta de Cotización (CCC) y los datos del trabajador: NIF o NIE y Número de Afiliación a la Seguridad Social (NAF).
- Elige la causa de baja correcta. El sistema pide una clave según el motivo (fin de contrato, despido, baja voluntaria, etc.). Elegir bien la clave evita problemas posteriores.
- Comunica el movimiento de baja indicando la fecha real del cese. Esa fecha es la que marca el fin de la cotización.
- Guarda el justificante. Conserva el comprobante del trámite y la documentación que respalda la causa (el contrato que se extingue y el documento del motivo: carta de despido, acuerdo, etc.).
Qué pasa con tu mutua cuando das de baja al trabajador
Tu empresa está asociada a una mutua colaboradora con la Seguridad Social para cubrir las contingencias de tu plantilla (accidentes de trabajo, enfermedades profesionales y, normalmente, la gestión de la baja por enfermedad común). Esa cobertura va ligada a la afiliación de cada trabajador.
Cuando tramitas la baja de un empleado, deja de estar cubierto por tu mutua a través de tu empresa desde la fecha del cese. No tienes que hacer un trámite aparte con la mutua: la baja en la Seguridad Social ya lo refleja. Tu empresa sigue asociada a la misma mutua para el resto de la plantilla.
Hay un matiz importante: si el trabajador tenía una prestación ya en curso (por ejemplo, una baja médica), la mutua o el INSS siguen haciéndose cargo de esa prestación aunque la relación laboral termine. Lo vemos en el siguiente punto.
Y si el trabajador está de baja médica cuando lo das de baja
Es una de las dudas más frecuentes y de las peor explicadas. Si el empleado está de baja médica (incapacidad temporal) y su contrato termina, la situación es esta:
- La relación laboral termina igual. Que un contrato temporal llegue a su fin estando el trabajador de baja es legal y no se considera despido.
- La baja médica no se pierde. El trabajador sigue de baja hasta que reciba el alta médica; el fin del contrato no le da el alta.
- El pago cambia de manos: pasa a pago directo. Mientras tenía contrato, la prestación se le abonaba a través de tu nómina (pago delegado). Al terminar el contrato, la mutua o el INSS pasan a pagarle directamente la prestación. El trabajador debe solicitar ese pago directo a la entidad correspondiente, aportando la documentación; conviene que lo haga cuanto antes para no quedarse sin ingresos.
La cuantía no cambia por pasar a pago directo: sigue siendo el 60% de la base reguladora del día 4 al 20 de baja, y el 75% a partir del día 21 (en bajas por enfermedad común o accidente no laboral). Si la baja era por accidente de trabajo o enfermedad profesional, las condiciones son más favorables y las gestiona la mutua.
Si lo que ha habido es un despido durante la baja —y no un simple fin de contrato—, hay reglas propias que conviene conocer, porque el despido puede ser nulo en algunos casos.
Despido durante la baja médica
Cuándo es nulo, cuándo improcedente y qué plazos tienes para reclamar.
Leer guía →Trabajador de baja larga: qué puede hacer la empresa
Derechos y límites del empleador mientras el trabajador sigue de baja.
Leer guía →Errores y consecuencias de no dar la baja a tiempo
No tramitar la baja, o hacerlo tarde, sale caro. Estos son los riesgos:
- Cotizas de más: sigues pagando las cuotas de un trabajador que ya no está hasta que comuniques la baja.
- Te expones a sanciones. El incumplimiento de las obligaciones de afiliación está tipificado en la normativa sobre infracciones del orden social (RDL 5/2000).
- Generas situaciones difíciles de deshacer: un trabajador que figura de alta cuando ya no trabaja puede acumular derechos o cruces de datos que luego hay que regularizar.
| Situación | Efecto sobre la obligación de cotizar |
|---|---|
| Baja en los 3 días naturales | Dejas de cotizar el día del cese |
| Baja fuera de plazo | Cotizas hasta el día en que comuniques la baja |
Preguntas frecuentes sobre la baja del trabajador
¿Cuántos días tengo para dar de baja a un trabajador en la Seguridad Social?
Tienes 3 días naturales desde el cese del trabajador para comunicar la baja por el Sistema RED (art. 32 RD 84/1996). Cuentan también fines de semana y festivos.
¿Qué pasa si doy de baja al trabajador fuera de plazo?
La baja se registra igualmente, pero tu obligación de cotizar no termina el día del cese, sino el día en que comuniques la baja. Pagas cotizaciones de más y te expones a sanciones.
¿Se puede dar de baja a un trabajador con fecha anterior (retroactiva)?
La fecha de baja debe coincidir con el cese real del trabajador. Comunicarla fuera de plazo no evita la cotización del periodo intermedio, porque la obligación se mantiene hasta el día de la comunicación.
¿Puedo dar de baja a un trabajador que está de baja médica?
Sí. Si su contrato termina, se tramita la baja en la Seguridad Social aunque esté de baja médica. La incapacidad temporal no se pierde: pasa a pago directo de la mutua o el INSS.
¿Quién paga la baja médica cuando termina el contrato?
La mutua o el INSS, mediante pago directo. El trabajador deja de cobrar la prestación por la nómina de la empresa y debe solicitar el pago directo a la entidad correspondiente.
¿Hay que comunicar la baja también a la mutua?
No hace falta un trámite aparte con la mutua. La baja en la Seguridad Social ya extingue la cobertura de ese trabajador a través de tu empresa. La mutua sigue cubriendo al resto de la plantilla.
¿Qué necesito para dar de baja a un trabajador por Sistema RED?
Certificado digital y acceso al Sistema RED, tu Código de Cuenta de Cotización (CCC) y los datos del trabajador (NIF/NIE y Número de Afiliación), además de la causa de baja correcta.
¿La baja en la Seguridad Social es lo mismo que el finiquito?
No. El finiquito es la liquidación económica que le debes al trabajador. La baja en la Seguridad Social es un trámite administrativo distinto y obligatorio que comunicas a la TGSS.