Adaptación del puesto de trabajo tras accidente o incapacidad: qué debe hacer la empresa
Cuando un trabajador vuelve tras un accidente laboral con secuelas o cuando el INSS le declara una incapacidad permanente, la empresa no puede limitarse a esperar a que se reincorpore o, sin más, dar por extinguido el contrato. La ley le obliga a estudiar si puede adaptar el puesto o recolocar a la persona antes de tomar cualquier decisión. Y desde 2025 esa obligación es mucho más exigente.
Desde el punto de vista de la empresa: qué tienes que hacer en cada escenario, qué plazos manejas, cuándo puedes negarte de forma legal y qué te juegas si no cumples. Todo con la normativa en la mano: Estatuto de los Trabajadores, Ley de Prevención de Riesgos Laborales y la reforma vigente desde el 1 de mayo de 2025.
Cuándo está obligada la empresa a adaptar el puesto
La obligación de adaptar no nace porque sí: aparece cuando la salud del trabajador cambia y eso afecta a cómo desempeña su puesto. En la práctica, una empresa se encuentra ante esta obligación en dos grandes momentos:
- Cuando un trabajador se reincorpora tras una baja por accidente de trabajo o enfermedad profesional y vuelve con limitaciones.
- Cuando el INSS declara al trabajador en incapacidad permanente (total, absoluta o gran invalidez).
En ambos casos hay que distinguir tres respuestas posibles, de menor a mayor cambio: la adaptación (se mantiene el mismo puesto, pero se modifica —horario, herramientas, tareas concretas, ergonomía—), la movilidad funcional (se asignan otras funciones dentro de la empresa, art. 39 del Estatuto de los Trabajadores) y la recolocación (se cambia a la persona a otro puesto vacante compatible). La empresa debe recorrer esa escalera: primero lo menos invasivo, y solo si nada es viable se plantea la extinción.
El marco general lo fijan el artículo 15 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (principios de la acción preventiva: adaptar el trabajo a la persona) y el artículo 40 del Real Decreto Legislativo 1/2013, que obliga a adoptar «ajustes razonables» para las personas con discapacidad. La incapacidad permanente total, absoluta y la gran invalidez llevan aparejado, por ley, un grado de discapacidad igual o superior al 33 % (art. 4.2 del mismo texto), así que ese deber de ajuste razonable entra de lleno en juego.
Tres respuestas, en orden: adaptar el mismo puesto → mover de funciones (art. 39 ET) → recolocar a otra vacante
La extinción es siempre el último recurso, no el primero
Escenario 1 — Vuelta al trabajo tras un accidente o enfermedad profesional
Cuando el trabajador recibe el alta médica tras un accidente de trabajo o una enfermedad profesional pero arrastra secuelas, la empresa tiene que actuar antes incluso de que pise de nuevo el puesto. La pieza clave es la vigilancia de la salud (art. 22 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): el reconocimiento médico que hace el servicio de prevención determina si la persona es «apta», «apta con limitaciones» o «no apta» para su puesto.
Si el informe dice «apto con limitaciones», la empresa está obligada a actuar en consecuencia: no puede mantener a la persona en condiciones que agraven su estado. Aquí entra el artículo 25 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, que protege de forma reforzada a los trabajadores especialmente sensibles —quienes, por sus características personales o estado biológico conocido, son especialmente vulnerables a los riesgos del puesto—. La empresa debe adaptar las condiciones o, si no es posible, asignar tareas compatibles mediante movilidad funcional.
Conviene tener presente un riesgo añadido: si el accidente se produjo por falta de medidas de seguridad y, además, la empresa no adapta luego el puesto, puede enfrentarse a un recargo de prestaciones del 30 % al 50 % (art. 164 de la Ley General de la Seguridad Social), que paga la empresa de su bolsillo y no es asegurable.
Para profundizar en las obligaciones de la empresa cuando hay un accidente, puedes apoyarte en nuestra guía de accidente laboral y empresa, y en la de reconocimientos médicos laborales, que explica cuándo son obligatorios y qué obliga a hacer su resultado.
Escenario 2 — Incapacidad permanente: el cambio legal que lo ha puesto todo del revés
Aquí está la novedad más importante y la que más dudas genera en las empresas. Hasta abril de 2025, cuando el INSS declaraba a un trabajador en incapacidad permanente total, absoluta o gran invalidez, el contrato se extinguía automáticamente: era una causa de extinción «objetiva» y punto.
Eso ya no es así. La Ley 2/2025, de 29 de abril (BOE-A-2025-8567), que entró en vigor el 1 de mayo de 2025, reformó el artículo 49.1.n) del Estatuto de los Trabajadores para trasponer la Directiva europea 2000/78 y la doctrina del Tribunal de Justicia de la UE (asunto Ca Na Negreta, sentencia de 18 de enero de 2024). Ahora la declaración de incapacidad permanente no extingue el contrato por sí sola: antes de extinguir, la empresa tiene que valorar el ajuste razonable o la recolocación.
La extinción solo es válida en tres supuestos, y la empresa tiene que poder demostrarlos:
- Que los ajustes razonables suponen una «carga excesiva» para la empresa.
- Que no existe un puesto vacante y disponible acorde con el perfil profesional y compatible con la nueva situación de la persona.
- Que, existiendo esa posibilidad, el trabajador rechaza el cambio de puesto adecuadamente propuesto.
Los plazos que tienes que controlar
La reforma fija dos plazos que no conviene pasar por alto:
El trabajador: 10 días naturales. Desde que se le notifica la resolución que califica la incapacidad permanente, tiene diez días naturales para comunicar por escrito a la empresa su voluntad de mantener la relación laboral. Si no dice nada, la empresa puede proceder a la extinción.
La empresa: 3 meses máximo. Desde esa misma notificación, la empresa dispone de un máximo de tres meses para realizar los ajustes razonables o el cambio de puesto. Y si el ajuste es una carga excesiva o no hay vacante, dispone del mismo plazo de tres meses para proceder a la extinción del contrato.
⚠️ Cuidado con el plazo de tres meses
Durante esos tres meses, y mientras se resuelven los ajustes o el cambio de puesto, el contrato queda suspendido con reserva de puesto (art. 48.2 ET). No se puede extinguir nada más conocer la resolución: hay que agotar el procedimiento.
La suspensión con reserva de puesto (cuando la incapacidad puede mejorar)
Hay un supuesto que conviene no confundir con la extinción. Si, a juicio del órgano de calificación, la incapacidad va a ser previsiblemente revisable por mejoría que permita la reincorporación, el contrato no se extingue ni se adapta todavía: queda suspendido con reserva del puesto durante dos años desde la resolución (art. 48.2 del Estatuto de los Trabajadores). Es decir, el trabajador conserva su puesto a la espera de la revisión.
Puedes ampliar este punto en nuestra guía sobre la compatibilidad de la incapacidad permanente total con el trabajo, donde explicamos qué puede hacer la persona en cada grado.
De un vistazo: ante una vuelta tras accidente laboral, la empresa adapta el puesto o cambia las funciones; ante una incapacidad permanente declarada, el trabajador tiene 10 días para pedir mantener el empleo y la empresa 3 meses para adaptar o recolocar, con suspensión de 2 años si la incapacidad es revisable por mejoría.
Antes vs. después de la reforma de 2025
| Aspecto | Hasta 30 abril 2025 | Desde 1 mayo 2025 |
|---|---|---|
| Efecto de la declaración de IP (total/absoluta/GI) | Extinguía el contrato de forma automática | No extingue por sí sola; primero hay que valorar ajuste o recolocación |
| Obligación de adaptar o recolocar | No expresa en el ET para la IP | Sí: ajustes razonables o cambio a puesto vacante compatible |
| Plazo del trabajador | — | 10 días naturales para pedir por escrito mantener el empleo |
| Plazo de la empresa | — | 3 meses para ajustar/recolocar o, si no procede, extinguir |
| Cuándo se puede extinguir | Con la sola resolución de IP | Solo si hay carga excesiva, no hay vacante adecuada o el trabajador rechaza el cambio propuesto |
Fuente: Estatuto de los Trabajadores, art. 49.1.n) y 48.2, redacción dada por la Ley 2/2025, de 29 de abril (BOE).
Qué cuenta como «carga excesiva» (y cuándo puedes negarte)
La ley no obliga a adaptar a cualquier precio. La empresa puede no realizar el ajuste cuando suponga una carga excesiva, pero ese concepto tiene reglas. Para decidir si la carga es excesiva se tiene «particularmente en cuenta» el coste de las medidas en relación con el tamaño, los recursos económicos, la situación económica y el volumen de negocio total de la empresa.
Y un matiz decisivo: la carga no se considera excesiva si puede paliarse en grado suficiente con ayudas o subvenciones públicas. Es decir, antes de alegar coste, conviene comprobar qué ayudas existen para adaptar puestos de personas con discapacidad.
Regla especial para empresas de menos de 25 personas: en estas empresas la carga se considera excesiva cuando el coste de adaptar el puesto (sin contar la parte que cubran ayudas o subvenciones públicas) supere la mayor de estas dos cantidades:
- La indemnización que correspondería al trabajador por despido improcedente (art. 56.1 del Estatuto de los Trabajadores).
- Seis meses del salario del trabajador que solicita la adaptación.
Sea cual sea el tamaño de la empresa, la decisión hay que motivarla y documentarla. No vale un «no puedo» genérico: si el asunto acaba en el juzgado, la empresa tendrá que acreditar que estudió el ajuste y por qué no era viable.
Quién paga la adaptación y qué ayudas existen
La adaptación del puesto la asume, en principio, la empresa. Ahora bien, como la incapacidad permanente total, absoluta y la gran invalidez equivalen a un grado de discapacidad de al menos el 33 %, entran en juego las ayudas y subvenciones públicas para la adaptación de puestos y la eliminación de barreras, además de las bonificaciones por contratación y mantenimiento del empleo de personas con discapacidad.
El servicio de prevención (propio o el de la mutua) y los servicios de la mutua pueden asesorar sobre cómo adaptar el puesto desde el punto de vista preventivo. Esas ayudas, además, son las que pueden hacer que una carga que parecía «excesiva» deje de serlo a efectos legales.
La adaptación la paga la empresa
La IP total, absoluta o gran invalidez da grado de discapacidad ≥33 % → abre ayudas y subvenciones
Si la ayuda cubre el coste, la carga ya no es «excesiva» y hay que adaptar
Qué pasa si la empresa no adapta el puesto
Saltarse el procedimiento sale caro. Si la empresa extingue el contrato sin haber valorado el ajuste o la recolocación, o sin poder justificar la carga excesiva, el despido puede declararse improcedente o, en muchos casos, nulo por discriminación por razón de discapacidad (art. 55 del Estatuto de los Trabajadores, en línea con la doctrina del Tribunal de Justicia de la UE). La nulidad obliga a readmitir al trabajador y a abonarle los salarios de tramitación.
A eso se suman otras consecuencias posibles: sanciones de la Inspección de Trabajo, el recargo de prestaciones si hubo un accidente por falta de medidas, y eventuales indemnizaciones por daños y perjuicios. Por el contrario, una extinción bien motivada —con el estudio del ajuste, la búsqueda de vacante y la justificación de la carga excesiva documentados— es perfectamente válida.
⚠️ El despido por incapacidad mal hecho puede ser nulo
No basta con esperar a la resolución del INSS y extinguir. Sin estudio de ajuste razonable, sin búsqueda de vacante y sin justificar la carga excesiva, el despido puede declararse nulo y obligar a readmitir.
Pasos recomendados para la empresa (checklist)
- Reúne la documentación: el informe de vigilancia de la salud (en la vuelta tras AT/EP) o la resolución del INSS que califica la incapacidad permanente.
- Anota la fecha de notificación: de ahí cuelgan los plazos (10 días del trabajador, 3 meses de la empresa).
- Evalúa el puesto con el servicio de prevención: qué adaptación necesita y qué coste tiene.
- Recorre la escalera en orden: adaptar el puesto → mover de funciones (art. 39 ET) → recolocar a una vacante compatible.
- Comprueba las ayudas y subvenciones disponibles antes de alegar «carga excesiva».
- Documenta cada paso por escrito: lo que estudiaste, lo que ofreciste y lo que el trabajador aceptó o rechazó.
- Si tras todo ello la adaptación es inviable o el trabajador rechaza el cambio adecuado, motiva la extinción dentro del plazo de tres meses.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo se puede pedir la adaptación del puesto de trabajo?
En cuanto la salud del trabajador afecta a su puesto: tras el alta de un accidente o enfermedad con limitaciones, o tras la declaración de incapacidad permanente. En este último caso, el trabajador tiene 10 días naturales desde que se le notifica la resolución del INSS para comunicar por escrito a la empresa que quiere mantener su empleo.
¿La empresa siempre tiene que adaptar el puesto ante una incapacidad permanente?
No siempre. Debe valorar el ajuste o la recolocación, pero puede no hacerlo si supone una carga excesiva, si no hay un puesto vacante compatible o si el trabajador rechaza el cambio adecuadamente propuesto. Además, si la incapacidad es previsiblemente revisable por mejoría, el contrato se suspende con reserva de puesto durante dos años en lugar de adaptarse o extinguirse.
¿Qué plazo tiene la empresa para adaptar o extinguir tras la declaración de incapacidad?
Un máximo de tres meses desde que se notifica la resolución que califica la incapacidad permanente. En ese plazo debe realizar los ajustes razonables o el cambio de puesto; y si el ajuste es una carga excesiva o no hay vacante, dispone del mismo plazo para proceder a la extinción.
¿Qué se considera «carga excesiva»?
Se valora el coste de la adaptación en relación con el tamaño, los recursos, la situación económica y el volumen de negocio de la empresa. No es excesiva si puede paliarse con ayudas o subvenciones públicas. En empresas de menos de 25 personas, es excesiva cuando el coste supera la mayor de estas cantidades: la indemnización por despido improcedente o seis meses de salario del trabajador.
¿Puede la empresa despedir directamente por incapacidad permanente?
Desde el 1 de mayo de 2025, no de forma automática. La declaración de incapacidad ya no extingue el contrato por sí sola. La empresa debe valorar antes la adaptación o la recolocación; solo puede extinguir si concurre uno de los tres supuestos legales y lo justifica. Un despido sin ese procedimiento puede declararse nulo.
¿Quién paga la adaptación del puesto?
La empresa, en principio. Pero como la incapacidad permanente total, absoluta y la gran invalidez dan un grado de discapacidad de al menos el 33 %, existen ayudas y subvenciones públicas para la adaptación. Si esas ayudas cubren el coste, la carga deja de considerarse excesiva y la adaptación es obligatoria.
¿Qué diferencia hay entre adaptación, movilidad funcional y recolocación?
La adaptación mantiene el mismo puesto cambiando condiciones (horario, herramientas, ergonomía, tareas). La movilidad funcional asigna otras funciones dentro de la empresa (art. 39 del Estatuto de los Trabajadores). La recolocación traslada a la persona a otro puesto vacante compatible. La empresa debe intentarlas en ese orden antes de plantear la extinción.
¿Hay que adaptar el puesto tras un accidente aunque no haya incapacidad permanente?
Sí. Si el reconocimiento de vigilancia de la salud declara al trabajador «apto con limitaciones», la empresa debe adaptar las condiciones o asignar tareas compatibles, especialmente si es un trabajador especialmente sensible (art. 25 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). No hace falta una incapacidad permanente para que nazca el deber de adaptar.